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良い英語 11 正しいビジネスメールの書き方

今日は、ビジネス英語のメールの書き方について少しご紹介したいと思います。ネイティブも含めてたくさんの人が間違ったメールの書き方をしています。そこで今日は、正しく書くための5つのポイントを皆さんにお伝えします。

1. Mr./Mrs./Miss/Ms.

まず、これらの敬称の使い分けについて理解していますか?
それぞれ、どのような人に対して使うのか覚えておきましょう。

Mr. (Mister) :男性(既婚・未婚どちらでも可)
Mrs. (Missus) :既婚女性
Miss:未婚女性
Ms. :女性(既婚・未婚どちらでも可)

そして、女性に対してビジネスメールを送る場合には「Ms.」が最も好ましいでしょう。

イギリス英語で「Mr、Mrs、Ms」の後ろに「.(ピリオド)」は書きませんが、アメリカ英語ではピリオドがつけられます。しかし「Miss」の場合は基本、ピリオドはつけません。ネイティブの中には「Ms.」にもピリオドはつけない方がいいと言う人もいますが、つけて書く方を好む人もたくさんいます。

2. Dear Mr Jones:

下の例のように多くの人が、最後に「,」をつけることを習っていると思います。

例「Dear Mr. Jones,

イギリス英語では、ビジネスメールや手紙はこの書き方で問題はありません。しかしアメリカ英語では最後に「:(コロン)」を付ける必要があります。

例「Dear Mr. Jones:

もしメールや手紙を送る相手をよく知っている、または相手と親しい間柄である場合には「,」を使っても問題ありません。

3.短縮形

公式なビジネスメールを書く際に、文中で短縮形(I’m/I’ll/I’d など)を使うとカジュアルになりすぎてしまうので注意が必要です。初めてメールを送る相手や、お客様に対しては「I amI willI would」というように、省略して書くのは避けましょう。

ですが、よく連絡を取り合っている人や既に知っている人に対して使う分には問題ないと思います。

4.日付の書き方

日付を書く場合には注意が必要です。下のように、数字のみで書くのは避けましょう。

<例> 04/06/18

イギリス英語でこの書き方は「2018年6月4日」ですが、アメリカ英語だとこれが「2018年4月6日」という表記になります。

イギリス英語では、日/月/年(DD / MM / YY)の順で書かれますが、アメリカ英語では、月/日/年(MM/ DD/ YY)という順番になります。

ほぼすべての英語圏の国ではイギリス式で表記されており、アメリカだけが異なります。また、カナダはどちらも使う場合がります。このような混乱を避けるために、数字で表記しない方がいいということなのです。

<例> 「4 April 2018」または「April 4, 2018

5.手紙やメールの結び

アメリカ英語で公式なメールの結びには「Sincerely yours,」という表現で終える必要があり、最初の頭文字は大文字で書きます。イギリス英語では「Yours sincerely,」となり、単語が入れ替わります。

イギリス英語では受信者の名前が不明な時、例:「Dear Sir/Madam」と書き、この場合の結びは「Yours faithfully,」という表現が使われます。

アメリカ英語では時々、「Sincerely yours,」は「Sincerely,」と短縮してよりカジュアルに表現しています。イギリスでもこのカジュアルな書き方を気にする人は少ないですが、企業の中には失礼だと捉える人もいるので「Sincerely,」は使わないという会社もあります。

知っている人に対して送る場合には以下のようなカジュアルな表現を使うことができます。

<例> Kind regards/Best wishes/Regards

これらのアドバイスが、今後のビジネスの場などで役に立っていただけたら嬉しいです!英語でメールや手紙を正しく書くことができれば、相手にも良い印象を与えられるでしょう。

 

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